Nouveau dossier de consultation
Module Fournisseurs & Dossiers de Consultation – Création d'un Dossier
Guide d'utilisation pour l'ouverture et l'enregistrement d'un nouveau dossier de consultation. Cet écran formalise l'engagement d'un fournisseur sur un appel d'offres spécifique, matérialisant le suivi des retraits et de la remise des plis.
1. Fonctionnalité du Formulaire de Consultation
L'onglet Informations générales de l'écran Nouveau dossier de consultation sert à lier de façon formelle un prestataire qualifié à un Appel d'Offres (AO) ouvert par l'établissement. Il permet d'initier le workflow de dépôt, de consigner les dates de remise réelles par rapport aux prévisions, et de centraliser les coordonnées directes du point de contact chez le soumissionnaire.
Processus Métier et Automatisation
- Référence Unique : Le matricule du dossier de consultation est incrémenté et généré automatiquement par l'application lors de la validation finale.
- Filiation du Contact : La sélection du fournisseur pré-remplit ou filtre contextuellement l'interlocuteur associé ainsi que ses coordonnées de communication (Téléphone, Email).
- Suivi de Livraison : Distinction stricte entre le mode de acheminement (ex : *En main propre*) et l'état de l'accusé de réception.
Chemin d'accès
Comdev ERP → Fournisseurs et dossier de consultation → Nouveau dossier de consultation
2. Dictionnaire des données du formulaire
Les champs ci-dessous configurent le suivi administratif de la participation du tiers :
| Champ / Libellé | Type de Saisie | Description & Comportement Système |
|---|---|---|
| Référence | Lecture seule (Défaut) | Indique "Générée automatiquement". Le système attribue le code unique une fois le formulaire soumis avec succès. |
| Appel d’offres | Menu déroulant obligatoire | Permet de sélectionner l'appel d'offres actif auquel le fournisseur souhaite répondre. |
| Fournisseur | Menu déroulant dynamique | Sélection du prestataire parmi la base des tiers qualifiés dans Comdev ERP. |
| Contact du fournisseur / Fonction | Menu déroulant & champ texte | Identifie la personne physique responsable du dossier chez le soumissionnaire et sa fonction au sein de l'entreprise. |
| Téléphone / Email | Champs texte alphanumériques | Coordonnées directes de l'interlocuteur pour les notifications ou demandes de compléments d'information. |
| Statut | Liste de choix restrictive | Positionne l'état initial du dossier. Par défaut réglé sur En attente. |
| Date de retrait / de l’accusé | Composants Calendrier |
• Date de retrait : Date à laquelle le cahier des charges a été récupéré (initialisé à la date du jour). • Date de l’accusé : Jalon de confirmation de réception. |
| Date de remise (Prévue / Réelle) | Composants Calendrier | Permet de confronter l'échéance contractuelle requise par le marché et le moment précis du dépôt effectif du pli. |
| Mode de remise | Menu déroulant de sélection | Définit le canal de dépôt du dossier (ex: En main propre, Recommandé postal, etc.). |
| Remis / suivi par | Menu déroulant d'utilisateurs | Assigne l'agent ou le collaborateur de l'entité en charge de la prise en charge physique du pli (ex: NABIL ARAR). |
| Accusé de réception | Case à cocher (Checkbox) | Case à cocher (Oui) confirmant la signature et la délivrance d'un reçu officiel de dépôt au porteur. |
| Observations / Note privée | Zones de texte libre étendues |
• Observations : Notes générales potentiellement partagées ou visibles sur les récapitulatifs. • Note privée : Zone sécurisée d'annotation réservée exclusivement aux évaluateurs internes. |
3. Finalisation et Actions
L'enregistrement valide les liaisons de données et met à jour l'état de la consultation :
ENREGISTRER
Valide la conformité des dates insérées, génère l'identifiant du dossier et l'ajoute directement à l'écran "Liste des dossiers de consultation" pour les phases ultérieures d'évaluation.
ANNULER
Interrompt la saisie, vide les liaisons en cours et ramène l'opérateur vers l'arborescence précédente sans impacter la base de données.